Arbeitsplatzmanagement ist die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Einrichtungen planen, strukturieren und optimieren, um die Raumnutzung zu verbessern, die Produktivität und Effizienz zu steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Es umfasst Raummanagement und Facility Management sowie Arbeitsplatzrichtlinien.
Ein effektives Arbeitsplatzmanagement gewährleistet, dass Ihre Mitarbeiter Zugang zu den benötigten Arten von Räumen und Ressourcen haben, sobald sie sie tatsächlich benötigen, und dass Ihre Vermögenswerte ihren Zweck bestmöglich erfüllen. Dies ist wichtig, egal ob Ihre Mitarbeiter in erster Linie remote oder auf dem Gelände arbeiten oder beides miteinander kombinieren. Der Aufstieg des dynamischen Arbeitsplatzes hat das strategische Arbeitsplatzmanagement jedoch komplexer werden lassen und neue Wertebenen hinzugefügt.
Moderne Unternehmen, die ein hybrides Arbeitsplatzmodell nutzen, benötigen ausgefeilte Tools, um zu verstehen, wie ihr Raum täglich und in Echtzeit genutzt wird, wie der Raumbedarf in Zukunft aussehen wird und wie ihr Immobilienportfolio an die sich ändernden Bedürfnisse ihres Unternehmens angepasst werden kann. Wenn Mitarbeiter zwischen der Arbeit von zu Hause und der im Büro wechseln, müssen Sie sicher sein, dass Ihr Raum eine schwankende Belegschaft aufnehmen kann.
Für die meisten Unternehmen bedeutet dies die Einführung von IWMS-Software (Integrated Workplace Management System), um ihren Arbeitsplatz in Echtzeit zu visualisieren und zu verwalten, relevante Daten zu Raum, Immobilien und Einrichtungen zusammenzuführen und sinnvoll zu organisieren. In diesem Leitfaden zum Arbeitsplatzmanagement werden wir Folgendes untersuchen:
- Vorteile eines effektiven Arbeitsplatzmanagements
- Komponenten des Arbeitsplatzmanagements
- Wie sich das Arbeitsplatzmanagement entwickelt
Lassen Sie uns zunächst untersuchen, warum das Arbeitsplatzmanagement wichtig ist.
Vorteile eines effektiven Arbeitsplatzmanagements
Es könnte verlockend sein, das „Arbeitsplatzmanagement“ sich selbst zu überlassen und Entscheidungen über einzelne Arbeitsplätze den Führungskräften oder Verwaltungsleitern zuzuweisen, die an jedem Standort arbeiten. Aber je größer Ihr Unternehmen ist, desto unhandlicher wird dieser Ansatz.
Unabhängig davon, wie viele Standorte Sie haben, wird ein Ad-hoc-Arbeitsplatzmanagementsystem unweigerlich zu verpassten Möglichkeiten führen, wenn es darum geht, die Art und Weise, wie Ihre Standorte und Mitarbeiter arbeiten, zu verbessern.
Hier erfahren Sie, was ein besseres Arbeitsplatzmanagement für Ihr Unternehmen leisten kann.
Richten Sie Ihren Arbeitsplatz auf Ihre Geschäftsziele aus
Wie soll Ihr Unternehmen in den nächsten Jahren aussehen? Rechnen Sie mit mehr Mitarbeitern? Weniger? Werden Sie eine Abteilung hinzufügen oder abbauen? Versuchen Sie, Ihr Immobilienportfolio zu verkleinern? Wie sollen die Mitarbeiter Ihrer Meinung nach in Zukunft arbeiten? Soll die Zusammenarbeit zwischen Teams oder Abteilungen gefördert werden?
Eine Arbeitsplatzmanagementstrategie hilft Ihnen, Ihren aktuellen Raum vor dem Hintergrund Ihrer Ziele zu betrachten. Wenn Sie Entscheidungen über das Arbeitsplatzmanagement dem Führungs- oder Verwaltungsteam eines einzelnen Standorts überlassen, können Entscheidungen über die Nutzung Ihres Raums zur Unterstützung der Mitarbeiter das Gesamtziel Ihres Unternehmens verfehlen.
Die Entwicklung eines Plans, der zu Ihren Zielen passt, hilft Ihnen auch bei der Beurteilung, ob Ihr derzeitiger Raum Ihren zukünftigen Bedürfnissen gerecht werden kann. Mit einer Raumverwaltungssoftware wie Tango Space können Sie Szenarien ganz einfach untersuchen und mögliche Konfigurationen testen. Unsere KI zeigt Ihnen, wie Ihr Grundriss Ihre Ziele erreichen könnte. Möchten Sie mehr Raum für virtuelle Zusammenarbeit schaffen? Erledigt. Benötigen Sie mehr Office-Hoteling für dynamische Mitarbeiter? Kein Problem.
Wenn Sie das Arbeitsplatzmanagement Ihres Unternehmens bewusst verfolgen, gewährleisten Sie, dass alle Ihre Standorte Ihren Raum auf die für Ihr Unternehmen nützlichste Weise verwenden – jetzt und in Zukunft.
Befähigen Sie Mitarbeiter, noch produktiver zu sein
Wenn Ihre Mitarbeiter das gesamte Gebäude durchlaufen oder in der Schlange stehen müssen, um die benötigten Räume und Geräte zu nutzen, bremsen diese Engpässe Ihren gesamten Arbeitsplatz aus. Aber Sie wollen natürlich auch nicht, dass die Räume den ganzen Tag ungenutzt bleiben. Die Herausforderung besteht darin, ein Gleichgewicht zwischen Belegung und Leerstand zu finden, damit die Mitarbeiter produktiv sein können und Ihre Fläche effizient genutzt wird.
Das Arbeitsplatzmanagement erfordert, dass Sie ständig am Puls der Zeit sind. Sie müssen wissen, was Ihre Mitarbeiter brauchen, um effektiv zu sein, und wie Sie ihnen Raum zuweisen können, um diese Bedürfnisse zu erfüllen. Dazu gehören regelmäßige Umfragen, die Optimierung von Wartungsanfragen und die Bereitstellung klarer, reibungsloser Kommunikationskanäle.
Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
Neben der Verbesserung der Mitarbeiterleistung sollte ein hervorragendes Arbeitsplatzmanagement zu zufriedeneren Mitarbeitern führen – weil sie die Ressourcen haben, die sie brauchen, und ein Umfeld vorfinden, in dem sie sich wohlfühlen.
Wenn Sie die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, reduzieren Sie naturgemäß auch die Mitarbeiterfluktuation, verringern Beschwerden und entwickeln eine gesündere Unternehmenskultur. Wenn die Leute gerne für Ihr Unternehmen arbeiten, sind sie motivierter, bei Ihnen zu bleiben, und das macht Ihre Jobangebote umso überzeugender.
So wie Sie mit dem Schritt halten müssen, was die Mitarbeiter brauchen, um effektiv zu sein, müssen Sie auch darauf achten, was Ihre Belegschaft braucht, um zufrieden zu sein. Dies kann bedeuten, mehr flexiblen Raum hinzuzufügen oder mehr der Arten von Räumen zu schaffen, die sie häufig nutzen. Es könnte bedeuten, dass Sie neu konfigurieren, wie ein typischer Arbeitsplatz aussieht. Oder Hindernisse beseitigen und die Lösungsfindung verbessern. Möglicherweise müssen Sie zusätzliche Ausrüstung kaufen oder neue Ausstattungen installieren.
Eine effiziente und intelligente Verwaltung Ihres Arbeitsplatzes muss die Art von Arbeitsplatz berücksichtigen, die Ihre Mitarbeiter wünschen.
Reduzieren Sie die Belegungskosten
Es gibt einige wichtige Möglichkeiten, wie das Arbeitsplatzmanagement Ihre Belegungskosten senken kann. Es kann:
- Verhindern, dass Sie für zusätzlichen Raum bezahlen, indem Sie den verfügbaren Raum neu konfigurieren.
- Möglichkeiten aufdecken, Ihr Immobilienportfolio zu reduzieren, indem Sie ungenutzte oder schlecht genutzte Flächen beseitigen.
- Helfen, Wartungskosten zu vermeiden, für die Sie gemäß Ihrem Mietvertrag gar nicht verantwortlich sind.
- Ihren Energieverbrauch basierend auf der Nutzung Ihres Raums optimieren. (Sie müssen keine Räume beheizen, kühlen oder beleuchten, die nicht genutzt werden.)
Diese Einsparungsmöglichkeiten hängen davon ab, wie aufmerksam Sie Ihren Arbeitsplatz verfolgen. Wenn Sie nicht in der Lage sind, die Raumnutzung auf sinnvolle Weise zu verfolgen, ist es schwierig zu bestimmen, wo Sie die Kosten senken können, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen oder die Mitarbeiterzufriedenheit zu verringern.
Sehen wir uns also an, was für eine erfolgreiche Umsetzung des Arbeitsplatzmanagements nötig ist.
Komponenten des Arbeitsplatzmanagements
Arbeitsplatzmanagement ist ein fortlaufender Prozess, der von mehreren Schlüsselkomponenten abhängt. Es erfordert Raumplanung, Datenerfassung, Automatisierung, Feedback und ständige Optimierung, um einen Arbeitsplatz gut zu verwalten. Ohne diese Komponenten werden Sie nicht am besten entscheiden können, wie Sie Räume verwalten und Ihre Mitarbeiter unterbringen.
Intelligente Raumplanung
Die Raumplanung muss ein zentraler Bestandteil Ihrer wichtigen Geschäftsentscheidungen sein. Änderungen der Richtlinien und neue Initiativen können sich erheblich auf die Arten von Räumen auswirken, die Ihr Unternehmen braucht, und auch auf die Menge an benötigtem Raum. Wenn Sie Änderungen an Ihrem Unternehmen vornehmen, ohne deren Auswirkungen auf Ihre vorhandenen Räume zu berücksichtigen, müssen Sie möglicherweise wichtige Ankündigungen rückgängig machen oder sich zu Investitionen verpflichten, auf die Sie nicht vorbereitet sind, z. B. die Anmietung zusätzlicher Flächen.
Deshalb ist es wichtig, über Raumplanungsfunktionen wie Stacking und Blocking sowie Szenarienplanung zu verfügen. Diese Raummanagementprozesse ermöglichen Ihnen, visuell zu untersuchen, wie sich raumbezogene Entscheidungen auf Ihren Arbeitsplatz auswirken würden, und die gesamte Bandbreite der Möglichkeiten zu sehen.
Die Prognose des zukünftigen Raumbedarfs ist ein weiterer wichtiger Bestandteil der Planung. Wenn Ihr Unternehmen gemäß Ihren Zielen wächst und sich die Trends bei der Raumnutzung fortsetzen, können Ihre Einrichtungen mithalten? Ihre Pläne werden sich weiterentwickeln. Es ist wichtig, dass Sie bewusst durchdenken, wie Sie Ihren Raum am besten konfigurieren, und Modelle heranziehen, anstatt die Entscheidungen darüber, was zu tun ist, jedem Arbeitsplatz von Fall zu Fall selbst zu überlassen.
Umfassende Raumnutzungsdaten
Ein effektives Arbeitsplatzmanagement hängt von Daten ab. Ohne Raumoptimierungsmetriken raten Sie nur, was Ihr Unternehmen benötigt und ob Ihre Standorte es erfüllen können.
In der Vergangenheit bestanden „Raumnutzungsdaten“ hauptsächlich aus Dingen wie Datenpunkten des „Ein-“/„Auscheckens“ und periodischen manuellen Zählungen, wie viele Mitarbeiter einen Raum zu einem bestimmten Zeitpunkt belegen. Aber das ist nicht immer sehr hilfreich. Immer mehr Unternehmen setzen Technologien ein, um wertvollere Erkenntnisse zu sammeln.
Lichterkennung und LiDAR-Aufnahmen, unscharfe Kameras und andere IoT-Sensoren können beispielsweise erkennen, wie viele Menschen sich in einem Raum befinden, wo sie sich befinden, wie weit sie voneinander entfernt sind und wohin sie sich bewegen. In Kombination mit anderen Tools wie Ihrem Buchungssystem kann Ihnen dies genau sagen, wie der Raum genutzt wird und wie er in naher Zukunft genutzt wird. Wenn ein Raum regelmäßig überlastet ist, können Sie alternative Räume und andere Abhilfemaßnahmen finden, um zu verhindern, dass dies die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter verringert.
Intelligente Automatisierung
Die Automatisierung bietet vielfältige Anwendungen für das Arbeitsplatzmanagement. Je mehr Daten Sie sammeln können, desto mehr Potenzial besteht für die Automatisierung, die Ihnen hilft, Ihren Raum besser zu nutzen und potenzielle Probleme in großem Maßstab zu erkennen.
Beispielsweise kann eine KI-fähige Raumverwaltungssoftware mithilfe voreingestellter Spezifikationen erkennen, wenn ein Raum überfüllt ist, die maximale Kapazität eines Raums erkennen und Sie warnen, wenn sich zu viele Menschen darin befinden.
Die Automatisierung kann auch den Raumplanungsprozess optimieren und Ihnen Konfigurationen anzeigen, die Ihren Zielen entsprechen und die Parameter eines bestimmten Raums berücksichtigen.
Am interessantesten ist vielleicht, dass Tools wie Tango Reserve automatisierte Empfehlungen bereitstellen können, die darauf basieren, wie Mitarbeiter in der Vergangenheit den Raum genutzt haben. Angenommen, ein Team von Leuten arbeitet gerne gemeinsam auf dem Gelände, aber sie sind alle remote miteinander verbunden. Sie müssen also im Voraus Arbeitsplätze reservieren und ihre Zeit auf dem Gelände um den verfügbaren Platz herum planen. Tango kann diese Muster erkennen und vorschlagen, dass ein Mitarbeiter gleichzeitig einen Platz neben seinen Kollegen reserviert.
Innovationen wie diese helfen Ihrem Unternehmen, Ihre Arbeitsplätze effektiver und in größerem Maßstab zu verwalten. Verwaltungspersonal und Führungsteams müssen Ihren Raum nicht ständig überwachen, da Ihre Raumverwaltungssoftware dies für Sie erledigt – und oft Chancen und Probleme identifiziert, die sonst leicht übersehen werden.
Mitarbeiter-Feedbackschleifen
Ihre Mitarbeiter sind eine der wichtigsten Variablen des Arbeitsplatzmanagements. Jede Belegschaft ist eine einzigartige Kombination von Individuen. Jeder hat seine eigenen Vorlieben, Wünsche, Bedürfnisse und Vorstellungen von Komfort. Sie wollen nicht erraten, was Ihre Mitarbeiter glücklicher oder produktiver macht, und Sie wollen keine Entscheidungen treffen, die alle beeinflussen, aber eigentlich nur eine Minderheit betreffen.
Die Aufrechterhaltung enger Mitarbeiter-Feedbackschleifen ist der Schlüssel zur erfolgreichen Optimierung Ihres Arbeitsplatzes. Anonyme Umfrage-Tools helfen Ihnen, authentische Mitarbeiterstimmungen zu sammeln und zu verstehen, ob Mitarbeiter das haben, was sie brauchen, um zufrieden, gesund und produktiv zu sein. Wir bei Tango glauben, dass der Input der Mitarbeiter wesentlich für das Arbeitsplatzmanagement ist. Daher haben wir ein Umfragewerkzeug direkt in unsere IWMS-Software integriert, sodass Ihre Umfrageergebnisse am selben Ort wie alle Ihre Raumnutzungsdaten, Mietinformationen, Wartungsanfragen und andere Informationen über Ihren Arbeitsplatz gespeichert werden.
Kontinuierliche Optimierung
Selbst wenn sich Ihr physischer Raum im Laufe der Zeit nicht ändert, wird sich die Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter ihn nutzen, wahrscheinlich ändern – insbesondere, wenn Ihre Belegschaft wächst oder schrumpft. Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz gut verwalten möchten, müssen Sie sich an die Art und Weise anpassen, wie Ihre Mitarbeiter Ihre Ressourcen nutzen, oder einen Plan entwickeln, um das Mitarbeiterverhalten zu ändern.
Arbeitsplatzmanagement ist nicht statisch. Wenn Sie den Nutzen Ihrer Immobilie maximieren und Ihren Arbeitsplatz effizient gestalten möchten, müssen Sie auf das reagieren, was Sie in den Daten sehen und von Ihren Mitarbeitern hören. Möglicherweise müssen Sie den gleichen Raum mehr als einmal neu konfigurieren, bevor Sie der idealen Nutzung näher kommen. Möglicherweise müssen Sie die Richtlinien verfeinern oder sogar Ihre Ziele anpassen.
Arbeitsplatzrichtlinien
Unternehmensrichtlinien beeinflussen direkt, wie Mitarbeiter gemeinsam mit Ihrem Arbeitsplatz und untereinander interagieren und wie Menschen über Ihre Kultur und ihren Platz darin denken. Das Festlegen und Anpassen Ihrer Richtlinien ist daher ein entscheidendes Element des Arbeitsplatzmanagements.
Ihre Richtlinie für die Arbeit von zu Hause aus bestimmt beispielsweise, wer berechtigt ist, von zu Hause aus zu arbeiten, und wie oft dies möglich ist. Wenn Sie dies ändern, können sich die Nachfrage nach Platz und die Anzahl der Nutzer in Ihrem Büro schnell ändern. Außerdem können Sie feststellen, wie flexibel und unterstützend sich Ihr Unternehmen für die Mitarbeiter anfühlt.
Wenn Sie ändern, wer Zugang zu verschiedenen Räumen, Ausstattungsmerkmalen oder Privilegien hat, kann dies ähnliche Auswirkungen auf Ihren Arbeitsplatz und die Menschen dort haben. Die Art und Weise, wie Sie Ihren Raum konfigurieren und zuweisen, muss mit Ihren Richtlinien übereinstimmen, sonst macht es Ihr Arbeitsplatz den Menschen schwer, sie zu befolgen.
Angenommen, Sie haben den Raum bereitgestellt, den die jeweiligen Personen unter Berücksichtigung Ihrer Richtlinien benötigen. Anschließend müssen Sie außerdem angemessene Durchsetzungsmethoden implementieren. Das können Technologien sein, die einen daran hindern, Räume zu reservieren, wenn man keine Berechtigung hat, Beschilderungen, die an bestimmten Orten an die geltenden Richtlinien erinnern, oder rechtzeitige Benachrichtigungen, wenn eine Richtlinie verletzt wird.
Denken Sie daran, dass die Art und Weise, wie Sie Ihre Richtlinien durchsetzen (und wie Mitarbeiter darüber denken), sich darauf auswirkt, wie Menschen Ihre Kultur beschreiben. Die Durchsetzung einer Richtlinie, die jeder schätzt, zeigt den Nutzen, den Richtlinien für Mitarbeiter haben. Wenn Sie eine Richtlinie durchsetzen, die sich restriktiv, unnötig oder störend anfühlt, werden stärkere Assoziationen zwischen diesen Wahrnehmungen und Ihrer Arbeitskultur hergestellt.
Wie sich das Arbeitsplatzmanagement entwickelt
Unternehmen, die an der Spitze des Arbeitsplatzmanagements stehen, unterliegen einigen großen Veränderungen. Da immer mehr Arbeitsplätze ein hybrides Modell annehmen, wird das Raummanagement immer schwieriger. Sie haben ein festes Raumangebot und eine variable Nachfrage. Dies hat dazu geführt, dass Echtzeit-Belegungsmanagement unerlässlich geworden ist. Mit Echtzeit-Raumnutzungsdaten beginnen Unternehmen, die Art und Weise, wie sie ihre Arbeitsplätze planen und verwalten, an deren derzeitige Nutzung anzupassen.
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