Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen über ein einziges oder über Hunderte von Bürogebäuden verfügt, erfordert es Arbeit, Ihre Immobilie bestmöglich zu nutzen. Mit der strategischen Raumplanung können Sie Ihre Büroflächen für eine Vielzahl von Zielen optimieren. So können Sie Kosten senken, die Flächennutzung maximieren, Ihr Immobilienportfolio verkleinern, bessere Synergien schaffen und vieles mehr.
Unabhängig von Ihren Zielen oder Ihrer Branche brauchen Sie moderne Raummanagementprinzipien, um Ihre Räume effektiv zu nutzen und so Ihre Ziele zu erreichen.
Hier sind sieben Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Büroflächen zu optimieren.
1. Verfolgen Sie, wie der vorhandene Raum genutzt wird
Sie können zwar Büroflächen für ein bestimmtes Ziel optimieren, ohne die Nuancen der Nutzung zu verstehen, aber ein Ansatz ohne klare Erkenntnisse führt in den wenigsten Fällen zu den bestmöglichen Ergebnissen. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, Ihren Immobilien-Footprint zu reduzieren und Ihr Portfolio zu verkleinern, könnten Sie einfach die Quadratmeterzahl verringern, bis Sie Ihr Ziel erreicht haben. Sie würden jedoch unweigerlich die Räume beseitigen, auf die Ihre Mitarbeiter angewiesen sind, und sollten darauf abzielen, jenen Raum zu beseitigen, den Ihr Unternehmen am wenigsten benötigt.
Es gibt eine Vielzahl von Metriken und Methoden zur Verfolgung Ihrer Raumnutzung, wobei alle ihren Nutzen haben. Der beste Ansatz besteht darin, IoT-Sensoren zu verwenden, um anonymisierte Belegungsanalysedaten zu sammeln, die Sie in einem zentralen System untersuchen und organisieren können. Die meisten Unternehmen verwenden jedoch eine Kombination von Lösungen, die einen eingeschränkten Einblick in die Nutzung bieten, z. B. Badge-Daten, manuelle Rundgänge (Zählen von Personen auf Sitzen/in Räumen), Schreibtischbuchungssoftware und ein Besuchermanagementsystem.
Was auch immer Ihre Methoden sind, der Schlüssel liegt darin, zu verstehen und zu verfolgen, wie die anwesenden Personen den verfügbaren Platz gerade nutzen. Dann können Sie fundierte Entscheidungen über die Reorganisation mit minimalen Störungen des regulären Betriebs treffen.
2. Nicht ausgelasteten Raum identifizieren
Unabhängig davon, wie Sie Ihre Büroflächen optimieren möchten, müssen Sie Räume ermitteln, die effektiver genutzt werden könnten. Wenn Sie Kennzahlen zur Flächennutzung wie Belegungs- und Leerstandsraten verfolgen oder Office-Hoteling-Daten analysieren, können Sie Besprechungsräume, Büros, Arbeitsplätze und Einrichtungen identifizieren, die nur selten genutzt werden oder nicht über genügend Nutzer verfügen, um den aktuellen Umfang an dedizierten Flächen zu rechtfertigen. Diese Räume bieten Ihnen die besten Möglichkeiten, Büroflächen neu zuzuteilen, unabhängig davon, ob Sie den gesamten Bereich umfunktionieren oder einfach nur die Quadratmeterzahl reduzieren.
Viele Unternehmen konsolidieren heute ihre Büroflächen und vermieten nicht ausgelastete Flächen. Wenn Sie wissen möchten, wie viel Quadratmeter Sie anbieten können, müssen Sie mit der Identifizierung von Räumen beginnen, die Ihre Mitarbeiter nicht oft genug nutzen.
3. Beurteilen Sie die Arten von Räumen, von denen Sie mehr benötigen
Selbst mit einem ausgezeichneten Plan haben Büros oft nicht genügend Platz für bestimmte Aktivitäten oder Prozesse. Wenngleich die Raumplanung und ein durchdachtes Bürolayout die Art und Weise beeinflussen können, wie Mitarbeiter Ihren Raum nutzen, ändert sich der Raumbedarf im Laufe der Zeit und hängt letztendlich von den kumulativen Entscheidungen ab, die Mitarbeiter treffen. Sie wissen, dass Sie einen höheren Bedarf für einen bestimmten Raum haben, wenn dieser über eine hohe Auslastung verfügt oder weit im Voraus ausgebucht ist. Sie können sich auch über den Raumbedarf informieren, indem Sie Mitarbeiter befragen.
Wenn Sie die Arten von Räumen beseitigen, die Sie nicht benötigen, haben Sie mehr Quadratmeter, die Sie für benötigte Räume zuweisen können.
4. Erstellen Sie Szenariopläne
Eine effektive Büroflächenoptimierung erfordert, dass Sie „Was-wäre-wenn“-Szenarien und Problemlösungsmöglichkeiten festlegen, um den verfügbaren Raum für die Erreichung Ihrer Ziele zu nutzen. Dies geschieht in der Regel mit Raumverwaltungssoftware wie Tango Space, die Ihnen häufig CAD-Integrationsfunktionen, erweiterte Möglichkeiten zur Organisation Ihrer Raumdaten und Workflows zur Umsetzung Ihrer Pläne bieten.
Auch Szenariopläne sind hilfreich, da sie Ihnen ermöglichen, potenzielle Bewegungen zu vergleichen und Optimierungsoptionen zu prüfen, bevor Sie tatsächlich Änderungen vornehmen. So können Sie auf der Grundlage dessen, wofür Sie Optimierungen vornehmen, prognostizieren, welche Entscheidungen wahrscheinlich zu den besten gewünschten Gesamtergebnissen führen würden.
5. Verwenden Sie KI, um optimale Konfigurationen zu finden
Ihnen fallen wahrscheinlich selbst einige verschiedene Möglichkeiten ein, wie Sie Ihre Ziele erreichen und Ihre Büroflächen optimieren können. Aber selbst erfahrene Berater können nicht jede mögliche Konfiguration konzipieren – und wenn Sie sich auf menschliche Planungsfähigkeiten verlassen, verpassen Sie möglicherweise bessere Möglichkeiten, Ihr Büro zu optimieren. Es könnte einen anderen Ansatz geben, der Ihre Ziele noch übertrifft oder weniger Auswirkungen hat.
Daher nutzen Lösungen wie Tango Space künstliche Intelligenz, um Optionen zu generieren. Sie legen die Parameter fest, Tango zeigt die effektivsten Optionen auf und Sie wählen die beste Lösung für Ihr Büro.
6. Ändern Sie das Verhältnis von Mitarbeitern zu Arbeitsplätzen
In der Vergangenheit ging es bei der Büroflächenoptimierung in der Regel darum, so viele Mitarbeiter wie möglich auf so wenig Platz wie möglich zusammenzubringen. Während der COVID-19-Pandemie mussten die Büros die Abstandsregeln einhalten und den Mitarbeitern mehr Platz zwischen den Arbeitsplätzen zuteilen. Wichtig ist, zu erkennen, dass es andere Möglichkeiten gibt, das Verhältnis von Mitarbeitern zu Arbeitsbereichen zu erhöhen, als mehr Schreibtische in den gleichen Bereich zu zwängen.
In den letzten Jahren haben viele Büros eine Form der hybriden Arbeit eingeführt, die es den Mitarbeitern ermöglicht, Arbeitsplätze über ein Office-Hoteling-System zu teilen oder Tage zu bestimmen, an denen sie remote arbeiten würden. Arbeitgeber können das Verhältnis von Mitarbeitern zu Arbeitsplätzen anpassen, indem sie ihr hybrides Arbeitsmodell ändern. Sie können beispielsweise die Anzahl der Tage erhöhen, an denen Mitarbeiter remote arbeiten können (oder müssen). Wenn Sie einen zugewiesenen Zeitplan verwenden, können Sie ihn so anpassen, dass jeder Arbeitsplatz während der Woche von einem weiteren Mitarbeiter genutzt wird.
Eine andere Methode besteht darin, das Verhältnis von Privatbüros zu Arbeitsplätzen zu ändern. In vielen Unternehmen ist ein privates Büro ein Privileg für Mitarbeiter, die einen bestimmten Status erreicht haben. Aber der Wert dieses Statussymbols muss gegen die Bedeutung des verschwendeten Raums abgewogen werden. Wenn Sie Ihren Raum entsprechend der Kapazität und nicht der gewünschten Privatsphäre optimieren, sollten Sie so viele private Büros wie möglich in offene Arbeitsplätze für mehrere Personen umwandeln.
7. Sammeln Sie regelmäßig Mitarbeiterfeedback
Jede Änderung, die Sie an Ihren Büroflächen vornehmen, wird sich zumindest auf einige Mitarbeiter auswirken. Und auch wenn Sie sich sicher sein können, dass Ihr Plan niemanden negativ beeinflusst, ist es wichtig, den Mitarbeitern häufig die Möglichkeit zu geben, Ihnen mitzuteilen, wie sich die Veränderungen anfühlen – im Idealfall vor und nach der Umsetzung. Die Einbeziehung von Mitarbeitern in diesen Prozess hilft Ihnen, potenzielle Frustrationen anzugehen, aussagekräftigere Gründe zu formulieren und Entscheidungen zu treffen, mit denen sich die Mitarbeiter wohler fühlen.
Optimieren Sie Ihre Büroflächen mit Tango Space
Eine effektive Flächenoptimierung kann Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Wenn Sie den Raum, den Sie gerade haben, neu konfigurieren, können Sie vermeiden, zusätzlichen Raum zu kaufen oder zu mieten, den Sie eigentlich nicht brauchen. Sie können Ihre Belegungskosten senken und die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter verbessern. Immobilien gehören zu Ihren wichtigsten Ausgaben. Warum sollten Sie also nicht alles tun, um diese Investition optimal zu nutzen?
Möchten Sie erfahren, was Raumverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen leisten kann?